人事管理系統缺陷多採用少

【本報訊】審計發現，公職局歷時十三年自行構建開發一套可供各部門使用的人事管理系統，但因其不合實際需要等，只有約二十個部門使用，而無紙化方面更只完成十八份之一，結果是達不到減少系統重覆開發、資源共享等初衷。

為探討電子政務規劃執行進度緩慢原因，審計署又從執行時間冗長項目中選取人事管理系統和「ePass」兩個主要功能已完成開發的個案深入分析審查（後者見另稿）。

搞近十年才推出首個模組

審計署發現，當局○一年提出「公共部門休假申報系統」、「公共人力資源數據收集系統」及「公共培訓課程申請報讀系統」等三個模組的人事管理系統，但因立項過程粗疏、欠缺基本考量，導致項目存在資料安全性和法例配套等根本缺陷，由原定的○二年，分別延至一○年和一五年才推出給部門使用。審計署認為，系統還屬在開發中未完成，應稱體驗。

不過由於公職局在開發過程中閉門造車沒有諮詢用家部門需求意見，令系統投用時出現新舊系統數據無法完全過渡、無法配合部門的開支系統、無法執行人員月度薪俸結算工作等問題，加上經反映後局方不是未能解決或配合，令部份部門終止體驗使用，續使用原有的，也有新舊一起使用的情況。

截至一六年底，在九十七個系統可涵蓋的公共部門中，僅九個部門使用、十三個部署使用系統，佔總數兩成二。公職局其後在一七年三月向上級建議強制各公共部門採用，但並沒向署方交代相關時間表。一七年底，則增至廿三部門使用，部署的也是十三個，總計佔三成七。

十八表格十年只一表無紙化

另外，當局在○六年施政報告提出的人事內部程序電子化，共十八份《公職法律制度》中的表格需無紙化。結果十年過去，十八表格竟只有「缺勤與年假申請書」一份落實，效率極低，成果極少。

公職局對此解釋，這是考慮到使用頻率、需要先進行流程優化及工作項目的緩急先後等因素，目前只有一份可應用於人事管理系統，在其上進行電子申請和簽署。